Außenprüfung: E-Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe
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Außenprüfung: E-Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe
Der Bundesfinanzhof entschied, dass E-Mails mit Steuerbezug den Außenprüfern des
Finanzamts als „Handels- und Geschäftsbriefe“ vorgelegt werden müssen, nicht jedoch
ein extra zu erstellendes Gesamtjournal der Korrespondenz. Handels- und
Geschäftsbriefe im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 AO können auch E-Mails sein.
(Digitale) Unterlagen über Konzernverrechnungspreise unterfallen dem
Anwendungsbereich des § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO (Az. XI R 15/23)
Im Streitfall forderte das beklagte Finanzamt von der Klägerin, einer GmbH, im Rahmen
einer Außenprüfung die Vorlage von empfangenen und Wiedergaben von versandten
Handelsbriefen nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO sowie sonstiger Unterlagen mit
Bedeutung für die Besteuerung nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO und für den Fall, dass die
angeforderten Unterlagen in elektronischer Form vorlägen, ein Gesamtjournal, in dem
alle E-Mails erfasst sein sollten. Die Klägerin weigerte sich, ihr komplettes Datenarchiv
herauszugeben.
Hintergrund
Gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 2 der Abgabenordnung hat der Steuerpflichtige die
empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe geordnet aufzubewahren. Gleiches
gilt nach § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO für Wiedergaben der abgesandten Handels- oder
Geschäftsbriefe.
Auf Grundlage von § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO ist der Steuerpflichtige verpflichtet
„sonstige Unterlagen“ aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von
Bedeutung sind.
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